Jak zatrudnić pracownika z Ukrainy – instrukcja krok po kroku

Pracownicy z Ukrainy cieszą się na polskim rynku pracy dużym powodzeniem. Nic w tym dziwnego. Charakteryzują się oni dużą motywacją do pracy oraz łatwością w integracji z resztą zespołu. Jak więc zatrudnić pracownika z Ukrainy w firmie? Dlaczego warto skorzystać z pomocy dobrej agencji pracy? Na te pytania odpowiemy poniżej. 

Jak zatrudnić pracownika z Ukrainy?

Obywatela Ukrainy można zatrudnić na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej. Tytuł pobytowy to dokument, która uprawnia do pobytu na terytorium Polski lub innego państwa Unii Europejskiej. Może to być, między innymi: zezwolenie na pobyt stały.

Sprawdzenie legalności pobytu

Obywatele Ukrainy mają możliwość wjazdu do Polski bez konieczności posiadania wizy (korzystając z paszportu biometrycznego), lub za pomocą wizy Schengen C na krótki okres, lub wizy krajowej D na dłuższy czas.

Podczas pobytu w Polsce, Ukraińcy mogą aplikować o zezwolenie na pobyt tymczasowy. W procesie tego wnioskowania legalność ich pobytu potwierdza specjalna pieczęć w paszporcie, wydana przez urząd wojewódzki, która świadczy o braku formalnych braków w złożonym wniosku. Po dłuższym pobycie istnieje również możliwość ubiegania się o zezwolenie na pobyt stały lub status rezydenta długoterminowego UE.

Dodatkowo istnieją alternatywne podstawy pozwalające na pobyt w Polsce osobom, które nie mogą powrócić do swojego kraju z powodów bezpieczeństwa, takich jak zagrożenie dla życia, zdrowia czy wolności. Osoby te mogą uzyskać ochronę międzynarodową (status uchodźcy, ochrona uzupełniająca), azyl, ochronę tymczasową, zgodę na pobyt z przyczyn humanitarnych lub zgodę na pobyt tolerowany.

Zgodnie z ustawodawstwem od 24 lutego 2022 roku, Ukraińcy, którzy przybyli do Polski bez aktualnych dokumentów pobytowych w związku z konfliktem zbrojnym w ich kraju i wyrazili chęć pozostania w Polsce, mogą legalnie przebywać tu do 4 marca 2024 roku. Legalność ich pobytu potwierdza status UKR z przyznanym numerem PESEL, który otrzymują podczas rejestracji w lokalnym urzędzie gminy/miasta. Status UKR umożliwia również korzystanie z elektronicznego dokumentu pobytowego, jakim jest Diia.pl.

Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy adresuje także problem osób, które przybyły do Polski przed rozpoczęciem konfliktu zbrojnego i których dokumenty pobytowe tracą ważność po 23 lutego 2022 roku. Ważność takich dokumentów, jak wizy, zezwolenia na pobyt czasowy oraz możliwość korzystania z ruchu bezwizowego, zostaje automatycznie przedłużona, a ich pobyt uważany jest za legalny do dnia 4 marca 2024 roku.

Legalizacja pracy obywatela Ukrainy

Gdy obywatel Ukrainy dostarczy dokumenty potwierdzające legalność jego pobytu w Polsce, pracodawca może z nim zawrzeć umowę o pracę, a następnie zgłosić zatrudnienie w odpowiednim powiatowym urzędzie pracy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każdy Ukraiński obywatel legalnie przebywający w Polsce ma prawo do pracy poprzez system Powiadomień o powierzeniu pracy. Proces ten nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi kosztami legalizacji zatrudnienia dla pracodawcy. Wysłanie Powiadomienia odbywa się elektronicznie przez serwis praca.gov.pl, co musi nastąpić w ciągu 14 dni od momentu rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. Do zgłoszenia nie jest wymagane dołączanie dodatkowych dokumentów, z wyjątkiem sytuacji, gdy w sprawie występuje pełnomocnik — wtedy niezbędne jest załączenie odpowiedniego pełnomocnictwa.

W przypadkach, gdy pracodawca mimo możliwości korzystania z Powiadomienia decyduje się na wydanie Oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi lub wystąpienie o Zezwolenie na pracę typu A, same dokumenty potwierdzające legalność pobytu mogą być niewystarczające. Aby cudzoziemiec mógł legalnie rozpocząć pracę na podstawie tych dokumentów, jego status prawny musi na to pozwolić, co jest regulowane przez ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Ważne jest również, że osoby, które przyjechały do Polski z Ukrainy po 23 lutego 2022 roku i których pobyt został zalegalizowany do dnia 4 marca 2024 roku (za sprawą ochrony czasowej lub statusu UKR), mogą podjąć pracę legalnie tylko na podstawie Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy.

Zwolnienie z wysyłania powiadomienia

Nie zawsze zatrudnienie obywatela Ukrainy wymaga od pracodawcy wysłania Zawiadomienia do urzędu pracy. Zgodnie z Ustawą o pomocy obywatelom Ukrainy, pracodawcy, którzy zatrudniają cudzoziemców określonych w art. 87 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, są zwolnieni z tego obowiązku. Oznacza to, że Ukraińcy przebywający w Polsce na podstawie stałego pobytu lub jako rezydenci długoterminowi UE nie wymagają, by ich pracodawcy wysłali do urzędu pracy Powiadomienie. Podobnie jest w przypadku, gdy obywatel Ukrainy posiada wizę pracowniczą i pracodawca zarejestrował już Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy lub gdy cudzoziemiec jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę na podstawie innych regulacji (na przykład po ukończeniu szkoły ponadpodstawowej czy studiów stacjonarnych na polskiej uczelni).

O czym warto pamiętać starając się o zezwolenie na pracę?

• Monitorowanie statusu dokumentów: – regularnie sprawdzaj ważność dokumentów pobytowych i pracowniczych.
• Dostosowanie do zmian prawnych – bądź na bieżąco z przepisami dotyczącymi zatrudniania obywateli Ukrainy, zwłaszcza w kontekście możliwych zmian w prawie wynikających z sytuacji geopolitycznej.

Czy warto zatrudnić obywatela Ukrainy?

Zatrudnienie obywatela Ukrainy może przynieść wiele korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i dla całego przedsiębiorstwa. Oto kilka powodów, dla których warto rozważyć takie zatrudnienie:

1. Zróżnicowanie i nowe perspektywy – pracownicy z różnych kultur mogą wnieść nowe pomysły i perspektywy, co może być bardzo cenne w rozwoju innowacji i tworzeniu różnorodnego środowiska pracy.
2. Kompetencje i umiejętności – wielu obywateli Ukrainy posiada wysokie kwalifikacje i specjalistyczne umiejętności, które mogą być deficytowe na polskim rynku pracy, szczególnie w sektorach takich jak IT, inżynieria czy budownictwo.
3. Elastyczność rynku pracy – zatrudnienie obywateli Ukrainy może pomóc w łagodzeniu niedoborów kadrowych, szczególnie w branżach z dużym zapotrzebowaniem na pracowników.
4. Wsparcie integracji – zatrudnienie obywateli Ukrainy może przyczynić się do ich lepszej integracji w Polsce, co jest ważne zarówno z punktu widzenia społecznego, jak i ekonomicznego.
5. Przepisy upraszczające zatrudnienie – polskie prawo oferuje uproszczone procedury zatrudniania obywateli Ukrainy, co może ułatwić proces rekrutacji i zmniejszyć biurokrację związaną z zatrudnianiem cudzoziemców.
6. Potencjał rozwoju rynków – pracownicy znający język i kulturę Ukrainy mogą pomóc w ekspansji firmy na wschodnie rynki, co może otworzyć nowe możliwości biznesowe.

Obowiązki pracodawcy po zatrudnieniu cudzoziemca

1. Pracodawca jest zobowiązany do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej na warunkach określonych w zezwoleniu na pracę, a także do przedstawienia obcokrajowcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język dla niego zrozumiały.
2. Wobec tego, że na pracodawcy ciąży obowiązek wystąpienia z wnioskiem o zezwolenie na pracę, musi on również zadbać o to, by przekazać cudzoziemcowi jeden egzemplarz tego zezwolenia w formie pisemnej.
3. Pracodawca ma obowiązek informowania cudzoziemca o działaniach podejmowanych w związku z postępowaniem o udzielenie lub przedłużenie zezwolenia na pracę oraz o decyzjach o wydaniu, odmowie wydania lub uchyleniu zezwolenia. Na pracodawcy spoczywa obowiązek zachowania należytej staranności w tych postępowaniach.
4. Względem organów publicznych pracodawca jest zobowiązany do udostępniania wojewodzie, naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego, terenowej jednostce organizacyjnej ZUS, konsulowi, organowi Państwowej Inspekcji Pracy, Służbie Celnej, Straży Granicznej lub Policji dokumentów, które potwierdzą wypełnienie powyższych obowiązków, sporządzonych w języku polskim lub przetłumaczonych na język polski.
5. W zależności od dokumentu uprawniającego cudzoziemca do wykonywania pracy, na pracodawcy mogą spoczywać różne obowiązki. W przypadku zatrudnienia obcokrajowca na podstawie zezwolenia na pracę pracodawca w ciągu 7 dni musi poinformować wojewodę, który wydał zezwolenie, o takich okolicznościach, jak:

• zmiana siedziby bądź miejsca zamieszkania, nazwy lub formy prawnej;
• przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę;
• niepodjęcie przez cudzoziemca pracy w okresie 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę;
• przerwanie pracy przez cudzoziemca na okres przekraczający 3 miesiące;
• zakończenie pracy przez cudzoziemca na więcej niż 3 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę.

Skorzystaj z pomocy profesjonalnej agencji pracy

Korzystanie z usług agencji pracy podczas zatrudniania obywateli Ukrainy zapewnia liczne korzyści, w tym przede wszystkim znajomość obowiązujących przepisów prawnych i dostęp do szerokiej bazy kandydatów. Agencje te specjalizują się w procesach rekrutacyjnych, co pozwala na efektywne dopasowanie pracowników do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa, zapewniając jednocześnie wsparcie językowe i pomoc w adaptacji kulturowej. Dzięki temu nowo zatrudnieni pracownicy mogą szybciej włączyć się do zespołu, co zwiększa efektywność pracy.

Dodatkowo korzystanie z agencji pracy minimalizuje ryzyko związane z formalno-prawnymi aspektami zatrudnienia cudzoziemców, takimi jak prawidłowe dopełnienie wymogów wizowych czy pozwolenia na pracę. Agencje te oferują elastyczne formy współpracy, od pracy tymczasowej po długoterminowe zatrudnienie, co umożliwia firmom lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi i dostosowanie ich do aktualnych potrzeb operacyjnych. To kompleksowe podejście nie tylko ułatwia proces zatrudnienia, ale również zwiększa jego bezpieczeństwo i efektywność.

Podsumowanie

Kierując się powyższą instrukcją, możesz efektywnie i legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy, zapewniając zarówno zgodność z polskim prawem, jak i bezpieczeństwo prawne dla obu stron umowy. Jeśli chcesz natomiast skorzystać z pomocy naszej Agencji Pracy Eurosupport, zapraszamy do kontaktu. Chętnie znajdziemy dla Ciebie odpowiednich pracowników oraz pomożemy w ich rekrutacji.