Zatrudnianie pracowników to nie tylko szansa na rozwój firmy, ale również poważne zobowiązanie prawne i organizacyjne. Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorca, który decyduje się zatrudnić pracownika, musi przestrzegać przepisów wynikających z Kodeksu pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz regulacji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. W niniejszym artykule omawiamy, jak krok po kroku zatrudniać pracowników — od rekrutacji po obowiązki związane z zakończeniem stosunku pracy.
Rekrutacja i wybór kandydata
Proces zatrudniania nowego pracownika rozpoczyna się od rekrutacji. Już na tym etapie obowiązują przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych. Pracodawca może żądać od przyszłego pracownika m.in. imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych oraz informacji o kwalifikacjach, jeżeli są one niezbędne na oferowane stanowisko pracy. Wszystkie te dane powinny być udokumentowane, np. poprzez kwestionariusz osobowy i kopie świadectw pracy.
Zatrudnienie – badania lekarskie i szkolenia BHP
Zanim nastąpi rozpoczęcie pracy, pracodawca musi skierować przyszłego pracownika na badania lekarskie. Badania te powinny być wykonane na koszt pracodawcy i w czasie pracy pracownika. Wymagane jest również odbycie szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP), które obejmuje instruktaż ogólny i stanowiskowy. Potwierdzenie przeszkolenia trafia do akt osobowych pracownika.
Zawarcie umowy o pracę – rodzaje umów o pracę
Umowa o pracę powinna zostać zawarta w formie pisemnej jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Jeśli nie jest to możliwe, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy należy potwierdzić pracownikowi na piśmie strony umowy, rodzaj umowy i warunki jej zawarcia.
Rodzaje umów o pracę obejmują:
- umowę na okres próbny – umożliwia ocenę kompetencji pracownika przed zawarciem dłuższej umowy,
- umowę o pracę na czas określony – zawierana zwykle w celu realizacji konkretnych projektów,
- umowę o pracę na czas nieokreślony – zapewnia największą stabilność i długoterminowe zatrudnienie.
Zgodnie z przepisami, umowa o pracę powinna zawierać informacje o stronie umowy, stanowisku pracy, miejscu wykonywania pracy, wynagrodzeniu za pracę, wymiarze czasu pracy oraz terminie rozpoczęcia pracy. Jeżeli zatrudnienie dotyczy pracownika młodocianego lub w ramach przygotowania zawodowego, obowiązują szczególne warunki.
Obowiązki informacyjne – ciągu 7 dni od dnia zatrudnienia
W ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy pracodawca jest zobowiązany poinformować go o podstawowych warunkach zatrudnienia. Obowiązek ten może zostać spełniony na piśmie lub w formie elektronicznej. Zakres informacji zależy od tego, czy firma ma ustalony regulamin pracy i zatrudnia co najmniej 50 pracowników. Należy m.in.:
- poinformować pracownika o obowiązującej normie czasu pracy,
- wskazać sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy,
- przekazać informacje dotyczące przerw, odpoczynku, urlopów, wynagrodzeń i układu zbiorowego pracy,
- powiadomić o zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym terminie odwołania się do sądu pracy.
Obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS i obowiązki podatkowe
Każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę należy zgłosić do ZUS w terminie 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA. Pracownik może zgłosić członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego za pośrednictwem formularza ZUS ZCNA.
Przedsiębiorca jako płatnik składek musi co miesiąc przekazywać do ZUS:
- deklarację ZUS DRA,
- raporty ZUS RCA, ZUS RPA lub ZUS RSA.
Do 20. dnia miesiąca należy również odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy oraz dopełnić obowiązków względem PPK, jeśli pracownik nie złożył rezygnacji z uczestnictwa.
Dokumentacja pracownicza – pięć części akt osobowych
Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika. Akta dzielą się na pięć części:
- Część A – dokumenty z procesu rekrutacji (m.in. CV, badania, świadectwa).
- Część B – dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia (m.in. umowa, potwierdzenia szkoleń, zapoznania z regulaminem pracy).
- Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. świadectwo pracy, wypowiedzenia).
- Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika.
- Część E – dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości i substancji psychoaktywnych.
Korzystanie z agencji pracy – idealne rozwiązanie dla prac tymczasowych
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i potrzebujesz elastycznego zatrudnienia, doskonałym rozwiązaniem jest współpraca z agencją pracy. To najskuteczniejszy sposób na szybkie pozyskanie pracowników tymczasowych, szczególnie w branżach sezonowych, produkcyjnych czy magazynowych.
Agencja pracy zajmuje się rekrutacją, badaniami, szkoleniami oraz wszystkimi formalnościami – od zgłoszenia do ZUS po prowadzenie dokumentacji. Pracownik świadczy wtedy pracę na rzecz klienta agencji, ale formalnie zatrudniony jest przez agencję. Umowa, na podstawie której pracuje, to często umowa zlecenie lub umowa o pracę na czas określony.
Obowiązki po zakończeniu roku
Na koniec każdego roku kalendarzowego pracodawca ma obowiązek sporządzić i przesłać do urzędu skarbowego:
- deklarację PIT-4R (do 31 stycznia),
- informację PIT-11 dla każdego pracownika (do końca lutego).
Dokumenty te muszą zostać przekazane również samemu pracownikowi. Niedopełnienie tych obowiązków skutkuje sankcjami finansowymi i odpowiedzialnością karnoskarbową.
Chcesz zatrudniać szybciej i taniej? Skorzystaj z oferty Euro Support
Zatrudniaj szybciej i prościej – postaw na pracowników tymczasowych z Euro Support
Nie musisz samodzielnie zajmować się ogłoszeniami, selekcją kandydatów czy skomplikowaną dokumentacją. Decydując się na zatrudnienie pracowników tymczasowych przez agencję pracy Euro Support, zyskujesz czas, elastyczność i pewność, że cały proces przebiegnie zgodnie z przepisami. To my zajmujemy się rekrutacją, badaniami lekarskimi, szkoleniami BHP, zgłoszeniami do ZUS i formalnościami kadrowymi – a Ty otrzymujesz gotowych do pracy, sprawdzonych pracowników dokładnie wtedy, gdy ich potrzebujesz. To wygodne i efektywne rozwiązanie dla każdej firmy.
Podsumowanie – jak zatrudnić pracownika w firmie?
Zatrudnianie pracowników, szczególnie na podstawie umowy o pracę, wiąże się z licznymi obowiązkami. Pracodawca musi m.in. zawrzeć właściwą umowę o pracę na okres próbny, czas określony lub czas nieokreślony, skierować pracownika na badania lekarskie, przeprowadzić szkolenie BHP, poinformować o warunkach zatrudnienia oraz zgłosić do ZUS. W ciągu 30 dni od rozpoczęcia pracy musi także przekazać informacje o zabezpieczeniu społecznym.
FAQ – Zatrudnianie pracowników krok po kroku zgodnie z przepisami
1. Kiedy i jak należy podpisać umowę o pracę z pracownikiem?
Każda umowa o pracę powinna zostać zawarta najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika. Jeśli z jakiegoś powodu podpisanie umowy jest opóźnione, pracodawca musi pisemnie potwierdzić ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków, zanim możesz dopuścić do pracy pracownika. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować sankcjami.
2. Czy można zatrudnić pracownika bez aktualnych badań lekarskich?
Nie. Pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy nie wolno dopuścić do pracy. Badania wstępne powinny zostać przeprowadzone na koszt pracodawcy i w czasie pracy.
3. Czy pracodawca może zatrudnić w swojej firmie osobę bez pisemnej umowy?
Nie. Choć strony mają zamiar zawrzeć umowę może zostać potwierdzone ustnie, przepisy wymagają formy pisemnej lub elektronicznej. Zawarcie umowy o pracę na podstawie tylko ustnych ustaleń jest niezgodne z prawem.
4. Jakie są obowiązki informacyjne względem pracownika po jego zatrudnieniu?
Każdego pracownika należy poinformować – najpóźniej w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy – m.in. o:
- obowiązującym przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników obecności w pracy,
- określonych w umowie o pracę zasadach czasu pracy, przerwach i wynagrodzeniu,
- procedurze rozwiązania umowy,
- układzie zbiorowym (jeśli obowiązuje).
5. Czy można zawrzeć umowę na czas określony kilkukrotnie?
Tak, ale z ograniczeniami. Umowy o pracę na czas określony zawieranych z tym samym pracownikiem nie może być więcej niż trzy. Łączny okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony nie może przekraczać 33 miesięcy.
6. Jakie informacje powinny znaleźć się w umowie o pracę?
Każda umowa o pracę musi zawierać:
- dane obu stron,
- rodzaj umowy oraz jej warunki,
- stanowisko i miejsce pracy,
- wysokość wynagrodzenia,
- wymiar czasu pracy,
- termin rozpoczęcia pracy.
7. Czy można zatrudnić pracownika w zakresie pracy nadliczbowej?
Tak, ale zgodnie z przepisami. Pracę w godzinach nadliczbowych można zlecić tylko w sytuacjach wyjątkowych, np. nagłej potrzeby, przy zachowaniu prawa do dodatku do wynagrodzenia lub czasu wolnego.
8. Czy obowiązki dotyczą wszystkich firm jednakowo?
Nie. Jeśli firma zatrudnia mniej niż 50 pracowników, nie musi tworzyć regulaminu pracy. Wówczas wszystkie warunki zatrudnienia przekazuje się pracownikowi indywidualnie, zgodnie z przepisami.
9. Czy można powierzyć pracę nowemu pracownikowi od razu po podpisaniu umowy?
Nie zawsze. Oprócz podpisania umowy, przed dopuszczeniem do pracy pracownika musisz:
- wysłać go na badania lekarskie,
- przeprowadzić szkolenie BHP,
- zgłosić do ZUS,
- uzyskać oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem, jeśli dotyczy.
10. Kiedy zgłasza się pracownika do ZUS?
Każdego pracownika należy zgłosić do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Obowiązek dotyczy również zgłoszenia członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.
11. Czy można zawrzeć z pracownikiem kolejną umowę o pracę bez przerwy w zatrudnieniu?
Tak. Możliwe jest zawarcie kolejnej umowy o pracę, o ile nie przekroczysz limitu 3 umów terminowych oraz 33 miesięcy łącznego zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony.
12. Jak wygląda obowiązek pracodawcy w ciągu 30 dni od zatrudnienia?
W pracy w ciągu 30 dni od zatrudnienia pracodawca musi m.in.:
- zgłosić pracownika do ubezpieczeń,
- zarejestrować w systemie PPK (jeśli dotyczy),
- zadbać o kompletność dokumentacji kadrowej,
- przestrzegać przepisów o trzeźwości pracownika,
- zabezpieczyć dane w dokumentacji personalnej odrębnie dla każdego pracownika.
13. Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy po ustaniu zatrudnienia?
Po zakończeniu pracy pracodawca musi:
- wydać świadectwo pracy,
- rozliczyć urlopy i wypłaty,
- przygotować deklarację PIT,
- uregulować kwestie ZUS i zajęcia wynagrodzenia za pracę, jeśli występuje.
14. Czy można zatrudnić pracownika na czas określony na zastępstwo?
Tak. W przypadku innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika np. urlopu macierzyńskiego można zatrudnić pracownika na podstawie umowy na czas trwania tej nieobecności.
