Zezwolenie na pracę typu A – kto potrzebuje, ile kosztuje i jak je uzyskać?

Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce w wielu przypadkach wymaga uzyskania odpowiedniego dokumentu legalizującego pracę. Jednym z najczęściej wydawanych jest zezwolenie na pracę typu A. Dla pracodawcy oznacza to konkretne obowiązki, formalności i koszty – ale też realną możliwość legalnego zatrudnienia pracownika spoza Unii Europejskiej.

W tym artykule wyjaśniamy, co to jest zezwolenie na pracę typu A, kto musi je uzyskać, ile kosztuje, jak długo się na nie czeka oraz jakie dokumenty są potrzebne.

Co to jest zezwolenie na pracę typu A?

Zezwolenie na pracę typu A to najczęściej wydawane zezwolenie na pracę w Polsce dla cudzoziemca spoza Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii, który ma wykonywać pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę.

Dokument ten jest wymagany w sytuacji, gdy cudzoziemiec nie jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę na podstawie przepisów szczególnych (np. z uwagi na określony tytuł pobytowy).

W praktyce oznacza to, że jeśli cudzoziemiec wykonuje pracę na terytorium Polski na podstawie umowy z polskim pracodawcą, co do zasady podlega obowiązkowi posiadania zezwolenia na pracę.

Wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca następuje w drodze decyzji administracyjnej właściwego wojewody, czyli urzędu wojewódzkiego właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi.

Zezwolenie na pracę cudzoziemca – podstawy prawne

Zezwolenie na pracę cudzoziemca regulowane jest przede wszystkim przepisami ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz aktami wykonawczymi. To one określają:

• kiedy wymagane jest zezwolenie na pracę dla cudzoziemca,
• kto składa wniosek o wydanie zezwolenia,
• jakie dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych należy dołączyć,
• na jaki okres zezwolenie na pracę jest wydawane.

Zasadą jest, że zezwolenie na pracę dotyczy:

• konkretnego cudzoziemca,
• konkretnego podmiotu powierzającego pracę
• oraz konkretnego miejsca wykonywania pracy przez cudzoziemca.

Oznacza to, że zmiana pracodawcy, stanowiska lub istotnych warunków zatrudnienia może wymagać uzyskania nowego zezwolenia.

Zezwolenie typu A – kto i w jakiej sytuacji je otrzymuje

Zezwolenie typu A jest wydawane w przypadku, gdy cudzoziemiec wykonuje pracę na terytorium Polski na podstawie umowy z podmiotem, którego siedziba lub miejsce zamieszkania znajduje się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna w organizacji, jednoosobowa działalność gospodarcza) składa wniosek o wydanie zezwolenia do właściwego wojewody.

Wniosek o wydanie zezwolenia musi zawierać m.in.:

• dane osobowe cudzoziemca,
• dane podmiotu powierzającego wykonywanie pracy,
• określenie stanowiska, miejsca wykonywania pracy oraz warunków zatrudnienia,
• dokument potwierdzający spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków niezbędnych do wykonywania pracy, jeśli są wymagane.

Zezwolenie typu A dotyczy więc klasycznej sytuacji zatrudnienia – praca na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę, w oparciu o umowę i na określonych warunkach wskazanych we wniosku.

Różnica między typem A a innymi rodzajami zezwoleń polega przede wszystkim na modelu wykonywania pracy. Dla przykładu:

• zezwolenie typu C dotyczy cudzoziemca delegowanego do pracy w Polsce przez pracodawcę zagranicznego,
• zezwolenia na pracę sezonową mają zastosowanie przy określonych rodzajach pracy w wybranych sektorach,
• inne typy zezwoleń odnoszą się do sytuacji, gdy cudzoziemiec wykonuje pracę w ramach określonych struktur organizacyjnych podmiotów zagranicznych.

Zezwolenie typu A obejmuje natomiast sytuację, w której cudzoziemiec wykonuje pracę bezpośrednio na rzecz polskiego pracodawcy i to ten podmiot jest odpowiedzialny za złożenie wniosku o wydanie zezwolenia, spełnienie wymogów formalnych oraz zapewnienie, że warunki zatrudnienia nie są gorsze niż w przypadku pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju.

Zezwolenie na pracę typu A – jakie dokumenty są potrzebne?

Uzyskanie zezwolenia na pracę typu A wymaga złożenia kompletnego wniosku wraz z załącznikami. Wniosek o wydanie zezwolenia składa podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, czyli pracodawca – nie sam cudzoziemiec. Dokumenty trafiają do właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy urzędu wojewódzkiego.

Zakres dokumentów może się nieznacznie różnić w zależności od sytuacji, jednak co do zasady wymagane są dane pracodawcy, dane cudzoziemca oraz dokumenty potwierdzające spełnienie warunków niezbędnych do wykonywania pracy przez cudzoziemca.

Zezwolenie na pracę typu A – jakie dokumenty musi złożyć pracodawca

Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę typu A musi zawierać szereg informacji i załączników.

Dane pracodawcy

Podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi podaje m.in.:

• nazwę firmy,
• adres siedziby lub miejsce zamieszkania,
• numer NIP, REGON, KRS (jeśli dotyczy),
• dane osoby uprawnionej do reprezentacji.

W toku postępowania wojewoda weryfikuje, czy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą oraz czy nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne i podatków. W niektórych przypadkach urząd może wezwać do przedłożenia dodatkowych dokumentów potwierdzających sytuację prawną i finansową pracodawcy.

Dane cudzoziemca

We wniosku należy wskazać:

• imię i nazwisko,
• datę urodzenia,
• obywatelstwo,
• numer dokumentu podróży z danymi osobowymi cudzoziemca,
• miejsce zamieszkania cudzoziemca (jeśli jest już znane),
• informacje dotyczące kwalifikacji i doświadczenia zawodowego.

Jeżeli praca dotyczy zawodu regulowanego, konieczne może być dołączenie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków niezbędnych do wykonywania pracy w danym zawodzie.

Informacja starosty (jeśli wymagana)
Czasem, zanim urząd wojewódzki wyda zezwolenie na pracę typu A, trzeba jeszcze pokazać tzw. „informację starosty”. To dokument z powiatowego urzędu pracy, który potwierdza, że na lokalnym rynku nie udało się znaleźć odpowiednich kandydatów (np. z Polski lub UE) na dane stanowisko. Mówiąc prościej: urząd sprawdza, czy tej pracy nie można obsadzić „na miejscu”.

Taki dokument wydaje powiatowy urząd pracy właściwy dla miejsca, w którym cudzoziemiec ma wykonywać pracę (nie dla siedziby firmy).

Nie zawsze trzeba go mieć. W wielu przypadkach przepisy przewidują wyjątki (np. dla wybranych zawodów albo określonych sytuacji), dlatego przed złożeniem wniosku warto sprawdzić, czy w Twojej sprawie informacja starosty jest w ogóle wymagana.

Projekt umowy

Do wniosku należy dołączyć projekt umowy, na podstawie której cudzoziemiec będzie wykonywał pracę na terytorium Polski (np. umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna). Dokument powinien określać:

• stanowisko,
• miejsce wykonywania pracy,
• wymiar czasu pracy,
• wysokość wynagrodzenia za pracę,
• okres, na jaki praca ma być wykonywana.

Wynagrodzenie nie może być niższe niż wynagrodzenie pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju.

Wniosek o zezwolenie na pracę typu A – wzór i PDF

Gdzie znaleźć formularz

Wniosek o zezwolenie na pracę typu A (formularz PDF) można znaleźć na stronie internetowej właściwego urzędu wojewódzkiego lub w Biuletynie Informacji Publicznej danego wojewody. Często dostępny jest także jako edytowalny formularz do pobrania.

Ważne, aby korzystać z aktualnego wzoru – zmiany przepisów mogą skutkować modyfikacją formularzy.

Jak wypełnić poprawnie

Przy wypełnianiu wniosku należy zwrócić uwagę na:

• zgodność danych cudzoziemca z dokumentem podróży,
• poprawne wskazanie miejsca wykonywania pracy,
• określenie warunków zatrudnienia zgodnych z projektem umowy,
• wskazanie okresu, na jaki ma być wydane zezwolenie na pracę (zezwolenie typu A wydawane jest na czas określony, nie dłuższy niż wskazany w przepisach).

Wniosek powinien być podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentowania podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi.

Najczęstsze błędy formalne

Do najczęstszych błędów należą:

• brak podpisu lub podpis osoby nieuprawnionej,
• niekompletne dane pracodawcy lub cudzoziemca,
• rozbieżności między projektem umowy a treścią wniosku,
• brak wymaganych załączników (np. informacji starosty),
• nieczytelne kopie dokumentów.

Błędy formalne wydłużają procedurę wydania zezwolenia na pracę cudzoziemca, a w skrajnych przypadkach mogą skutkować pozostawieniem wniosku bez rozpoznania. Dlatego przed złożeniem wniosku warto dokładnie sprawdzić kompletność dokumentów i zgodność wszystkich danych.

Jak uzyskać zezwolenie na pracę dla cudzoziemca krok po kroku

Uzyskanie zezwolenia na pracę typu A wymaga przejścia przez określoną procedurę administracyjną. To podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi odpowiada za cały proces – od przygotowania dokumentów po złożenie wniosku i odbiór decyzji.

Poniżej przedstawiamy procedurę krok po kroku.

Procedura składania wniosku

Gdzie złożyć wniosek

Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę należy złożyć do urzędu wojewódzkiego właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy. Nie decyduje miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca, lecz siedziba podmiotu powierzającego wykonywanie pracy.

Przykładowo, jeśli firma ma siedzibę w Warszawie, właściwy będzie Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie.

Kto składa wniosek

Wniosek o wydanie zezwolenia składa pracodawca, czyli podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi. Cudzoziemiec nie może samodzielnie złożyć wniosku o zezwolenie typu A.

Wniosek może zostać złożony:

• osobiście,
• przez pełnomocnika,
• w niektórych województwach – elektronicznie (jeżeli urząd dopuszcza taką możliwość).
  

Do wniosku należy dołączyć wymagane dokumenty potwierdzające spełnienie warunków, w tym dane cudzoziemca, projekt umowy oraz – jeśli wymagane – informację starosty.

Po złożeniu wniosku urząd wojewódzki wszczyna postępowanie administracyjne w sprawie wydania zezwolenia na pracę cudzoziemca.

Ile czeka się na zezwolenie typ A?

Ustawowe terminy

Zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego sprawa powinna zostać rozpatrzona:

• w ciągu miesiąca – w sprawach prostych,
• w ciągu dwóch miesięcy – w sprawach szczególnie skomplikowanych.

Są to jednak terminy instrukcyjne.

Realny czas oczekiwania w praktyce

W praktyce czas oczekiwania na wydanie zezwolenia typu A może wynosić od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od województwa i aktualnego obciążenia urzędu.

W dużych miastach, gdzie składanych jest wiele wniosków o wydanie zezwolenia, procedura bywa dłuższa.

Od czego zależy długość procedury

Na czas rozpatrzenia wniosku wpływają m.in.:

• kompletność dokumentów,
• konieczność uzupełnienia braków formalnych,
• obowiązek uzyskania informacji starosty,
• liczba spraw rozpatrywanych przez dany urząd wojewódzki,
• specyfika stanowiska i wymogi kwalifikacyjne.

Nieprawidłowo wypełniony wniosek lub brak dokumentu potwierdzającego spełnienie wymagań kwalifikacyjnych może znacząco wydłużyć procedurę.

Zezwolenie na pracę typu A – koszt i okres ważności

Uzyskanie zezwolenia wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty administracyjnej. Wysokość opłaty zależy od okresu, na jaki ma być wydane zezwolenie na pracę.

Zezwolenie na pracę typu A – koszt

Obowiązują następujące stawki:

• 50 zł – gdy praca ma być wykonywana przez okres do 3 miesięcy,
• 100 zł – gdy praca ma być wykonywana przez okres dłuższy niż 3 miesiące,
• 200 zł – w przypadku delegowania cudzoziemca do Polski w ramach określonych przepisów (inne typy zezwoleń).

Opłatę wnosi podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przed złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia. Dowód wpłaty należy dołączyć do dokumentów.

Opłata może być wyższa w sytuacjach szczególnych przewidzianych przepisami, np. przy określonych formach delegowania.

Zezwolenie na pracę typu A – na jaki okres jest wydawane

Zezwolenie typu A jest wydawane na czas określony.

Maksymalny okres

Co do zasady zezwolenie na pracę typu A może być wydane na okres do 3 lat. W szczególnych przypadkach (np. przy pełnieniu funkcji w zarządzie spółki) okres może być dłuższy, zgodnie z przepisami.

Okres ważności zezwolenia jest ściśle związany z okresem wskazanym we wniosku oraz w projekcie umowy.

Możliwość przedłużenia

Po upływie okresu ważności istnieje możliwość przedłużenia zezwolenia na pracę, pod warunkiem że nadal spełnione są warunki zatrudnienia, a podmiot powierzający wykonywanie pracy złoży odpowiedni wniosek przed upływem ważności dotychczasowego zezwolenia.

Warto pamiętać, że praca cudzoziemca po upływie okresu ważności zezwolenia bez uzyskania nowej decyzji stanowi naruszenie przepisów i może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy.

Zezwolenie na pracę w Polsce a inne formy legalizacji pracy

Zezwolenie na pracę typu A to jedna z podstaw legalnego wykonywania pracy przez cudzoziemca na terytorium Polski. Nie jest to jednak jedyna forma legalizacji zatrudnienia. W praktyce pracodawca powinien każdorazowo sprawdzić, czy w danym przypadku wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę, czy też możliwe jest skorzystanie z uproszczonych rozwiązań.

Oświadczenie o powierzeniu pracy

W określonych przypadkach zamiast zezwolenia na pracę możliwe jest złożenie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Dotyczy to wybranych obywatelstw i określonych warunków zatrudnienia.

Oświadczenie rejestrowane jest w powiatowym urzędzie pracy właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu powierzającego pracę. Procedura ta jest szybsza niż klasyczne wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca, jednak ma ograniczenia – m.in. co do okresu wykonywania pracy oraz rodzaju pracy.

W sytuacji, gdy praca na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę ma być wykonywana dłużej lub nie spełnia warunków uproszczonej procedury, konieczne będzie ubieganie się o zezwolenie typu A.

Karta pobytu z dostępem do rynku pracy

Inną formą legalizacji jest karta pobytu z dostępem do rynku pracy. W niektórych przypadkach cudzoziemiec posiadający odpowiedni tytuł pobytowy może wykonywać pracę bez obowiązku uzyskania odrębnego zezwolenia na pracę.

Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy cudzoziemiec ma udzielone zezwolenie na pobyt czasowy i pracę albo posiada status, który zwalnia go z obowiązku posiadania zezwolenia. Wówczas nie ma konieczności składania wniosku o wydanie zezwolenia typu A, o ile warunki zatrudnienia mieszczą się w zakresie decyzji pobytowej.

Kiedy nie trzeba zezwolenia

Nie zawsze wykonywanie pracy przez cudzoziemca na terytorium Polski wymaga uzyskania zezwolenia na pracę. Obowiązek posiadania zezwolenia nie dotyczy m.in.:

• obywateli państw UE/EOG i Szwajcarii,
• osób posiadających określony status pobytowy zwalniający z obowiązku uzyskania zezwolenia,
• niektórych kategorii zawodowych wskazanych w przepisach,
• sytuacji, gdy praca nie jest wykonywana na terytorium Polski w rozumieniu przepisów.

Każdorazowo należy jednak sprawdzić, czy cudzoziemiec podlega obowiązkowi posiadania zezwolenia na pracę oraz czy spełnione są warunki niezbędne do wykonywania pracy na rzecz polskiego podmiotu.

Najczęstsze błędy przy ubieganiu się o zezwolenie na pracę typu A

Procedura wydania zezwolenia na pracę cudzoziemca jest formalna i oparta na dokumentach. Nawet drobne nieprawidłowości mogą wydłużyć postępowanie lub skutkować odmową.

Błędne dane we wniosku

Jednym z najczęstszych błędów są nieprawidłowe dane cudzoziemca – np. literówki w imieniu i nazwisku, niezgodność z dokumentem podróży z danymi osobowymi cudzoziemca lub błędne wskazanie miejsca wykonywania pracy przez cudzoziemca.

Wniosek o wydanie zezwolenia musi być spójny z projektem umowy oraz innymi załącznikami. Każda rozbieżność może skutkować wezwaniem do uzupełnienia braków.

Nieprawidłowe warunki zatrudnienia

Zezwolenie typu A jest wydawane pod warunkiem zapewnienia cudzoziemcowi warunków nie gorszych niż w przypadku pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju. Błędem jest wskazanie wynagrodzenia poniżej minimalnych stawek albo niezgodnego z realnymi warunkami wykonywania pracy.

Problematyczne bywa także niewłaściwe określenie stanowiska lub brak spełnienia wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków niezbędnych do wykonywania pracy – szczególnie w przypadku pracy w zawodzie regulowanym.

Brak wymaganych dokumentów

Częstym powodem przedłużenia postępowania jest brak wymaganych załączników, takich jak:

• dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych,
• informacja starosty (jeśli dotyczy),
• potwierdzenie wniesienia opłaty,
• dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika (w przypadku gdy powierzenie pracy odbywa się przez agencję pracy tymczasowej),
• dokumenty sporządzone w języku obcym bez tłumaczenia przysięgłego.

Niekompletność dokumentów powoduje konieczność uzupełniania braków formalnych i znacząco wydłuża czas wydania zezwolenia na pracę cudzoziemca.

Dobrze przygotowany wniosek, zgodny z przepisami i właściwy ze względu na siedzibę podmiotu powierzającego pracę, pozwala ograniczyć ryzyko opóźnień i przyspieszyć legalne wykonywanie pracy przez cudzoziemca na terytorium Polski.

Zezwolenie na pracę dla cudzoziemca – kiedy warto skorzystać z pomocy specjalistów

Procedura uzyskania zezwolenia na pracę typu A jest formalna i wymaga dokładności. Błędy w dokumentach, nieprawidłowo określone warunki zatrudnienia czy brak wymaganych załączników mogą znacząco wydłużyć czas wydania decyzji. Dlatego w wielu przypadkach przedsiębiorcy decydują się na wsparcie podmiotów, które na co dzień zajmują się zatrudnianiem cudzoziemców.

Jest to szczególnie zasadne wtedy, gdy firma planuje zatrudnienie większej liczby pracowników z zagranicy, działa w kilku lokalizacjach lub nie posiada wewnętrznego działu HR wyspecjalizowanego w legalizacji pracy.

Obsługa formalności przez agencję pośrednictwa pracy Euro Support

Profesjonalne wsparcie może obejmować przede wszystkim:

Wsparcie przy kompletowaniu dokumentów
Specjaliści pomagają prawidłowo przygotować wniosek o wydanie zezwolenia, sprawdzić dane cudzoziemca, zweryfikować projekt umowy oraz upewnić się, że spełnione są warunki niezbędne do wykonywania pracy na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę.

Kontakt z urzędem
Agencja może pośredniczyć w kontakcie z urzędem wojewódzkim właściwym ze względu na siedzibę pracodawcy, monitorować status sprawy oraz reagować na ewentualne wezwania do uzupełnienia dokumentów.

Skrócenie czasu procedury
Choć ustawowych terminów nie da się „przyspieszyć”, poprawnie przygotowany wniosek i komplet dokumentów od początku postępowania znacząco ograniczają ryzyko opóźnień. W praktyce dobrze przeprowadzona procedura oznacza szybsze rozpoczęcie wykonywania pracy przez cudzoziemca na terytorium Polski.

Zezwolenie na pracę to często tylko jeden z elementów procesu zatrudnienia. Firmy zatrudniające cudzoziemców coraz częściej korzystają z kompleksowego wsparcia, które obejmuje również:

Rekrutację pracowników z zagranicy
Pozyskiwanie odpowiednich kandydatów, weryfikacja ich kwalifikacji oraz dopasowanie do stanowiska to kluczowy etap, szczególnie gdy zatrudnienie dotyczy większej liczby osób.

Wsparcie przy zatrudnieniu cudzoziemców
Od selekcji kandydatów, przez pomoc w formalnościach prawnych, aż po wsparcie w integracji językowej i organizacyjnej – kompleksowe podejście zmniejsza ryzyko błędów i usprawnia cały proces.

Właśnie w takim modelu działa Euro Support – oferując pracodawcom kompleksowe rozwiązania obejmujące cały proces zatrudnienia pracowników z Ukrainy: od selekcji i weryfikacji kandydatów, przez pomoc w załatwianiu formalności prawnych, aż po wsparcie w zakresie integracji kulturowej i językowej. Takie podejście pozwala firmom skupić się na działalności operacyjnej, a kwestie formalne i organizacyjne powierzyć doświadczonemu partnerowi.

FAQ – najczęstsze pytania o zezwolenie na pracę typu A