Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – co musi wiedzieć pracodawca?

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi to uproszczona procedura legalizacji pracy w Polsce. Pozwala zatrudnić obywateli wybranych państw bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę, ale tylko wtedy, gdy spełnione są konkretne warunki. Obecnie procedura ta dotyczy obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy, a praca na podstawie oświadczenia może być wykonywana maksymalnie przez 24 miesiące.

Warto pamiętać, że oświadczenie nie działa automatycznie od momentu jego przygotowania przez pracodawcę. Najpierw trzeba złożyć je elektronicznie przez praca.gov.pl i uzyskać wpis do ewidencji oświadczeń w powiatowym urzędzie pracy. Dopiero wtedy cudzoziemiec może rozpocząć pracę na warunkach wskazanych w oświadczeniu.

W tym artykule wyjaśniamy, kiedy można skorzystać z oświadczenia, jak je złożyć i na co uważać, żeby zatrudnienie cudzoziemca było zgodne z przepisami.

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – co to jest?

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi to uproszczona procedura legalizacji pracy w Polsce. Składa je pracodawca do powiatowego urzędu pracy, aby uzyskać wpis do ewidencji oświadczeń. Dopiero oświadczenie wpisane do ewidencji pozwala cudzoziemcowi wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę, jeśli praca odbywa się na warunkach wskazanych w tym oświadczeniu.

Oświadczenie nie dotyczy każdego cudzoziemca. Obecnie można je złożyć dla obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Od grudnia 2025 nie obejmuje już obywateli Gruzji. Pracodawca składa oświadczenie elektronicznie przez praca.gov.pl, do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na swoją siedzibę albo miejsce stałego pobytu.

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest często wykorzystywaną procedurą. W 2024 roku pracodawcy złożyli w Polsce 440,1 tys. oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. W 2025 roku było ich prawie 354 tys., a powiatowe urzędy pracy wpisały do ewidencji 328 tys. oświadczeń. To pokazuje, że procedura oświadczeniowa nadal ma duże znaczenie, choć liczba oświadczeń spadła w porównaniu z poprzednim rokiem. 

Kiedy składa się oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi?

Oświadczenie składa się wtedy, gdy pracodawca chce zatrudnić cudzoziemca w uproszczonej procedurze, bez uzyskiwania zezwolenia na pracę. Trzeba jednak sprawdzić, czy dana osoba może skorzystać z tej ścieżki i czy legalnie przebywa w Polsce.

Najważniejsze jest sprawdzenie dwóch rzeczy:

• czy cudzoziemiec ma legalny pobyt w Polsce,
• czy jest obywatelem państwa objętego procedurą oświadczeniową.

Pracodawca powinien złożyć oświadczenie przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca. Praca może rozpocząć się dopiero po wpisie oświadczenia do ewidencji. 

Kogo dotyczy oświadczenie?

Oświadczenie dotyczy cudzoziemców z wybranych państw, którzy legalnie przebywają w Polsce i mają dokument pobytowy pozwalający na wykonywanie pracy. Obecnie procedura obejmuje obywateli:

• Armenii,
• Białorusi,
• Mołdawii,
• Ukrainy.

Przed zatrudnieniem pracodawca powinien sprawdzić dokumenty konkretnej osoby. Sam fakt, że ktoś pochodzi z jednego z tych państw, nie wystarczy. Cudzoziemiec musi mieć także legalny pobyt w Polsce i wykonywać pracę zgodnie z warunkami wskazanymi w oświadczeniu.

Czy oświadczenie zastępuje zezwolenie na pracę?

Tak, ale tylko wtedy, gdy spełnione są warunki procedury oświadczeniowej. Jeśli powiatowy urząd pracy wpisze oświadczenie do ewidencji, cudzoziemiec może wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę (np. zezwolenia na pracę typu A lub zezwolenia typu S), ale wyłącznie na warunkach wskazanych w oświadczeniu.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie ma żadnych obowiązków. Nadal trzeba sprawdzić legalny pobyt cudzoziemca, przygotować umowę, zadbać o zgodność warunków pracy z oświadczeniem, przechowywać dokumenty i zgłosić pracownika do ZUS, jeśli dana umowa tego wymaga.

Jakie dane są potrzebne do złożenia oświadczenia?

Do złożenia oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi pracodawca potrzebuje danych firmy, danych cudzoziemca oraz informacji o pracy, którą cudzoziemiec ma wykonywać. Warto przygotować je wcześniej, żeby uniknąć błędów we wniosku i późniejszych problemów z dokumentacją.

Dane pracodawcy

Pracodawca powinien przygotować podstawowe dane podmiotu powierzającego pracę. Najczęściej będą to:

• nazwa firmy albo imię i nazwisko pracodawcy,
• adres siedziby albo miejsce stałego pobytu,
• NIP, REGON lub KRS, jeśli dotyczy,
• dane osoby reprezentującej firmę,
• dane kontaktowe,
• informacja o miejscu wykonywania pracy.

Dane powinny być zgodne z dokumentami rejestrowymi firmy. Jeśli oświadczenie składa pełnomocnik, trzeba przygotować także informacje dotyczące pełnomocnictwa.

Dane cudzoziemca

W oświadczeniu potrzebne są również dane osoby, której ma zostać powierzona praca. Pracodawca powinien zebrać je bezpośrednio z dokumentu tożsamości i dokumentu pobytowego, żeby uniknąć pomyłek.

Warto przygotować:

• imię i nazwisko cudzoziemca,
• datę urodzenia,
• obywatelstwo,
• numer paszportu albo innego dokumentu podróży,
• PESEL, jeśli został nadany,
• dane dokumentu potwierdzającego legalny pobyt w Polsce,
• adres pobytu cudzoziemca w Polsce,
• datę planowanego rozpoczęcia pracy.

Przed wysłaniem oświadczenia trzeba sprawdzić, czy dane zgadzają się z paszportem, kartą pobytu, wizą albo inną podstawą legalnego pobytu. Błąd w numerze dokumentu, nazwisku albo dacie urodzenia może utrudnić wpis oświadczenia do ewidencji.

Warunki pracy i wynagrodzenie

Oświadczenie powinno zawierać także informacje o pracy, którą cudzoziemiec będzie wykonywał. Chodzi o to, żeby urząd wiedział, na jakich warunkach praca ma zostać powierzona.

Pracodawca powinien przygotować:

• stanowisko albo rodzaj wykonywanej pracy,
• miejsce wykonywania pracy,
• planowaną datę rozpoczęcia pracy,
• okres, na jaki praca ma być powierzona,
• rodzaj umowy,
• wymiar czasu pracy albo liczbę godzin,
• wysokość wynagrodzenia,
• informacje potrzebne do określenia warunków zatrudnienia.

Warunki wskazane w oświadczeniu powinny zgadzać się z umową i rzeczywistą pracą. Jeśli cudzoziemiec ma pracować na innym stanowisku, w innym miejscu albo za inną stawkę niż wpisano w oświadczeniu, pracodawca powinien sprawdzić, czy dotychczasowy wpis nadal wystarczy, czy trzeba złożyć nowe oświadczenie.

Jak złożyć oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi krok po kroku?

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi składa się elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Nie trzeba iść do urzędu osobiście, ale trzeba mieć przygotowane dane pracodawcy, dane cudzoziemca, informacje o warunkach pracy oraz wymagane załączniki. Oświadczenie składa się do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę albo miejsce stałego pobytu pracodawcy.

Krok 1 – logowanie przez praca.gov.pl

Pierwszy krok to wejście na portal praca.gov.pl i zalogowanie się na konto pracodawcy albo osoby upoważnionej do działania w imieniu firmy. Do złożenia oświadczenia potrzebny jest profil zaufany, podpis kwalifikowany albo inna metoda potwierdzania tożsamości dostępna w systemie.

Pracodawca powinien wybrać formularz dotyczący oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i właściwy powiatowy urząd pracy.

Krok 2 – wypełnienie formularza

W formularzu trzeba uzupełnić dane pracodawcy, dane cudzoziemca oraz informacje o pracy. Najważniejsze jest to, żeby wpisywać dane dokładnie tak, jak widnieją w dokumentach.

Do oświadczenia dołącza się też wymagane dokumenty, m.in. potwierdzenie opłaty, oświadczenie o niekaralności i skan dokumentu tożsamości lub dokumentu podróży cudzoziemca.

Błąd w numerze dokumentu, dacie rozpoczęcia pracy albo stanowisku może później utrudnić wpis oświadczenia do ewidencji albo potwierdzenie legalności zatrudnienia.

Krok 3 – wpis oświadczenia do ewidencji

Po wypełnieniu formularza trzeba go podpisać elektronicznie i wysłać przez portal. Samo wysłanie oświadczenia nie oznacza jeszcze, że cudzoziemiec może rozpocząć pracę. Najpierw powiatowy urząd pracy musi wpisać oświadczenie do ewidencji oświadczeń.

Dopiero po wpisie cudzoziemiec może wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę, ale tylko na warunkach wskazanych w oświadczeniu. 

Potwierdzenie wpisu warto zapisać i dołączyć do dokumentacji pracownika razem z kopią dokumentu pobytowego, umową oraz innymi dokumentami dotyczącymi zatrudnienia.

Oświadczenie, powiadomienie i zezwolenie na pracę – czym się różnią?

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi i zezwolenie na pracę to trzy różne ścieżki legalizacji pracy. Nie można ich stosować zamiennie, bo każda dotyczy innej sytuacji.

Najprościej mówiąc: oświadczenie jest uproszczoną procedurą dla obywateli wybranych państw, powiadomienie dotyczy głównie szczególnej procedury dla obywateli Ukrainy, a zezwolenie na pracę stosuje się wtedy, gdy cudzoziemiec nie może skorzystać z prostszej ścieżki.

Różnice między oświadczeniem a powiadomieniem o powierzeniu wykonywania pracy oraz zezwoleniem na pracę

Parametr	Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi	Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi	Zezwolenie na pracę
Kogo dotyczy?	Obywateli wybranych państw, obecnie Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy.	Najczęściej obywateli Ukrainy legalnie przebywających w Polsce oraz cudzoziemców objętych ochroną czasową, jeśli spełniają warunki.	Cudzoziemców, którzy nie mogą pracować na podstawie oświadczenia, powiadomienia ani zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia.
Kto składa dokument?	Pracodawca albo pełnomocnik.	Pracodawca albo pełnomocnik.	Pracodawca albo pełnomocnik.
Gdzie składa się dokument?	Przez praca.gov.pl do właściwego powiatowego urzędu pracy.	Przez praca.gov.pl do właściwego powiatowego urzędu pracy.	Najczęściej do właściwego wojewody, zależnie od rodzaju zezwolenia.
Kiedy cudzoziemiec może zacząć pracę?	Dopiero po wpisie oświadczenia do ewidencji.	Pracę można rozpocząć, a powiadomienie składa się w ustawowym terminie po rozpoczęciu pracy.	Zwykle dopiero po uzyskaniu zezwolenia na pracę.
Na jak długo?	Co do zasady do 24 miesięcy.	Zgodnie z okresem legalnego pobytu i warunkami szczególnej procedury.	Na okres wskazany w zezwoleniu.
Czy zastępuje zezwolenie na pracę?	Tak, jeśli cudzoziemiec spełnia warunki procedury oświadczeniowej.	Tak, jeśli przepisy pozwalają zastosować powiadomienie.	To pełna procedura uzyskania prawa do pracy.
Co trzeba sprawdzić?	Legalny pobyt, obywatelstwo, dane w oświadczeniu, stanowisko, miejsce pracy, wynagrodzenie i okres pracy.	Legalny pobyt, status cudzoziemca, termin złożenia powiadomienia i warunki pracy.	Legalny pobyt, treść decyzji, pracodawcę, stanowisko, wynagrodzenie, miejsce pracy i okres ważności.
Największe ryzyko błędu	Dopuszczenie cudzoziemca do pracy przed wpisem oświadczenia do ewidencji albo praca na innych warunkach niż w oświadczeniu.	Spóźnienie ze złożeniem powiadomienia albo zastosowanie tej procedury wobec osoby, której ona nie dotyczy.	Rozpoczęcie pracy przed decyzją albo zmiana warunków bez sprawdzenia, czy zezwolenie nadal wystarcza.

W każdym przypadku pracodawca musi sprawdzić legalny pobyt cudzoziemca, przygotować umowę i dopilnować, żeby rzeczywiste warunki pracy zgadzały się z dokumentami. Dotyczy to stanowiska, miejsca pracy, wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy, rodzaju umowy i okresu zatrudnienia. 

EuroSupport – pomoc przy zatrudnianiu cudzoziemców

Zatrudnienie cudzoziemca na podstawie oświadczenia jest prostszą procedurą niż uzyskanie zezwolenia na pracę, ale nadal wymaga dokładności. Pracodawca musi sprawdzić, czy dana osoba może pracować na podstawie oświadczenia, czy legalnie przebywa w Polsce i czy warunki pracy zgadzają się z dokumentami.

Agencja pośrednictwa pracy EuroSupport wspiera pracodawców w zatrudnianiu cudzoziemców i organizacji formalności związanych z podjęciem pracy w Polsce. Pomagamy sprawdzić sytuację pracownika, przygotować potrzebne dane i uporządkować proces tak, żeby uniknąć błędów już na początku.

Dzięki temu pracodawca nie musi samodzielnie analizować każdej sytuacji od zera. Jeśli planujesz zatrudnić cudzoziemca i nie masz pewności, czy wystarczy oświadczenie, warto sprawdzić to przed rozpoczęciem procedury.

FAQ – najczęstsze pytania o powierzenie pracy cudzoziemcowi