Zatrudnienie nowej osoby w firmie to nie tylko wynagrodzenie widoczne w umowie. Przedsiębiorca musi również ponieść dodatkowe koszty, takie jak składki ZUS, podatki czy inne ustawowe obciążenia. W tym artykule przyjrzymy się, jak wyglądają realne koszty zatrudnienia w 2025 roku – w zależności od rodzaju umowy: o pracę, zlecenie i o dzieło. Pokażemy też, jak można uprościć ten proces, korzystając z outsourcingu pracowników.
Ile faktycznie kosztuje zatrudnienie pracownika?
Całkowity koszt zatrudnienia zależy od kilku czynników – głównie od wysokości wynagrodzenia brutto, rodzaju zawartej umowy oraz obowiązkowych składek. W przypadku klasycznej umowy o pracę, do pensji brutto dolicza się m.in. składki emerytalne, rentowe, wypadkowe, zdrowotne, Fundusz Pracy, FGŚP, a często także składki na PPK. Przeciętnie koszty pracodawcy przewyższają pensję brutto o 20–25%. Przykładowo, dla wynagrodzenia brutto 5000 zł, firma musi przygotować budżet na poziomie około 6000–6250 zł.
Jeśli chodzi o umowy cywilnoprawne, czyli zlecenie lub o dzieło, całkowite koszty mogą być niższe, ponieważ obowiązują inne zasady naliczania składek i podatków. Należy też uwzględnić inne wydatki towarzyszące zatrudnieniu, jak koszty rekrutacji, wdrożenia pracownika, czy zapewnienia benefitów.
Zatrudnianie nie musi być skomplikowane – skorzystaj z oferty rekrutacji cudzoziemców. Sprawdź, jak możemy pomóc.
Jak dzielą się składki ZUS?
| Rodzaj składki | Pokrywana przez pracownika | Pokrywana przez pracodawcę |
| Emerytalna | 9,76% | 9,76% |
| Rentowa | 1,5% | 6,5% |
| Zdrowotna | 9% | – |
| Chorobowa | 2,45% | – |
Co składa się na koszt zatrudnienia?
Pracodawca ponosi znacznie więcej kosztów niż tylko pensję brutto. Do podstawowych elementów należą:
| Element | Opis |
| Wynagrodzenie brutto | Kwota określona w umowie. |
| Składki ZUS pracodawcy | Składki emerytalne, rentowe, wypadkowe, na Fundusz Pracy, FGŚP i PPK. |
| Podatek dochodowy | Potrącany z wynagrodzenia i przekazywany do urzędu skarbowego. |
Przykładowe stawki ZUS w 2024 roku:
| Rodzaj składki | Stawka | Płatnik |
| Ubezpieczenie emerytalne | 19,52% | Po 9,76% pracownik i pracodawca |
| Ubezpieczenie rentowe | 8% | 6,5% pracodawca, 1,5% pracownik |
| Chorobowe | 2,45% | Pracownik |
| Wypadkowe | 0,67–3,33% | Pracodawca |
| Fundusz Pracy | 2,45% | Pracodawca |
| FGŚP | 0,1% | Pracodawca |
| PPK (dobrowolne) | 1,5–4% | Pracodawca i pracownik |
Chcesz legalnie zatrudnić obcokrajowców? Skontaktuj się z nami!
Koszt umowy o pracę – przykład
W przypadku umowy o pracę, pracodawca musi doliczyć do pensji brutto wszystkie składki po swojej stronie. Załóżmy pensję brutto 5000 zł:
| Element | Kwota (zł) |
| Wynagrodzenie brutto | 5000 |
| Składka emerytalna (9,76%) | 488 |
| Składka rentowa (6,5%) | 325 |
| Składka wypadkowa (1,67%) | 83,5 |
| Fundusz Pracy (2,45%) | 122,5 |
| FGŚP (0,1%) | 5 |
| Całkowity koszt | 6024 |
Koszt umowy zlecenie – przykład
Dla zleceniobiorcy, który nie ma innych tytułów do ubezpieczeń, obowiązują pełne składki ZUS. Przykład dla wynagrodzenia brutto 4000 zł:
| Element | Kwota (zł) |
| Wynagrodzenie brutto | 4000 |
| Składka emerytalna (9,76%) | 390,4 |
| Składka rentowa (6,5%) | 260 |
| Składka wypadkowa (1,67%) | 66,8 |
| Fundusz Pracy (2,45%) | 98 |
| FGŚP (0,1%) | 4 |
| Całkowity koszt | 4819,2 |
Uwaga: osoby poniżej 26. roku życia, będące uczniami lub studentami, mogą być zwolnione z części składek.
Koszt umowy o dzieło – przykład
Umowa o dzieło nie podlega składkom ZUS, z wyjątkiem sytuacji, gdy zawierana jest z własnym pracodawcą. Pracodawca opłaca tylko wynagrodzenie i zaliczkę na podatek.
| Element | Kwota (zł) |
| Wynagrodzenie brutto | 3000 |
| Podatek dochodowy (17%) | 510 |
| Wynagrodzenie netto | 2490 |
Koszty uzyskania przychodu
Koszty te wpływają na podstawę opodatkowania i zależą od sytuacji pracownika:
- 250 zł miesięcznie – standardowo,
- 300 zł – w przypadku dojazdu z innej miejscowości.
Minimalne wynagrodzenie w 2025 roku
W 2024 roku najniższa krajowa wynosi 4242 zł brutto. Przykład wyliczenia całkowitego kosztu dla pracodawcy:
| Element | Kwota (zł) |
| Wynagrodzenie brutto | 4242 |
| Składka emerytalna | 413,91 |
| Składka rentowa | 275,73 |
| Składka wypadkowa | 70,45 |
| Fundusz Pracy | 103,93 |
| FGŚP | 4,24 |
| Całkowity koszt | 5109,26 |
Kalkulatory online
W internecie dostępne są kalkulatory wynagrodzeń, które pomagają szybko obliczyć koszt pracownika dla firmy oraz wynagrodzenie netto. Uwzględniają aktualne składki i ulgi.
Chcesz zatrudniać bez zbędnych formalności? Wybierz agencję Euro Support!
Skoncentruj się na prowadzeniu biznesu, a my zajmiemy się rekrutacją i formalnościami. Euro Support oferuje kompleksowe wsparcie w zatrudnianiu obcokrajowców. Dzięki nam zyskujesz czas i pewność legalnego zatrudnienia. Przekonaj się, jak proste może być budowanie zespołu z naszą pomocą!
Podsumowanie
Koszt zatrudnienia zależy od rodzaju umowy i wysokości pensji. Przy umowie o pracę pracodawca ponosi koszty wyższe o 20–30% niż kwota brutto. Inaczej wygląda to przy umowie zleceniu i o dzieło, które podlegają innym zasadom opodatkowania. W 2024 roku minimalna pensja to 4242 zł brutto, a jej całkowity koszt to ponad 5100 zł. Chcąc zoptymalizować koszty, warto przyjrzeć się różnym formom zatrudnienia i rozważyć wsparcie profesjonalnej agencji pracy.
