Zatrudnianie pracowników to nie tylko szansa na rozwój firmy, ale również poważne zobowiązanie prawne i organizacyjne. Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorca, który decyduje się zatrudnić pracownika, musi przestrzegać przepisów wynikających z Kodeksu pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz regulacji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. W niniejszym artykule omawiamy, jak krok po kroku zatrudniać pracowników — od rekrutacji po obowiązki związane z zakończeniem stosunku pracy.
Rekrutacja i wybór kandydata
Proces zatrudniania nowego pracownika rozpoczyna się od rekrutacji. Już na tym etapie obowiązują przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych. Pracodawca może żądać od przyszłego pracownika m.in. imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych oraz informacji o kwalifikacjach, jeżeli są one niezbędne na oferowane stanowisko pracy. Wszystkie te dane powinny być udokumentowane, np. poprzez kwestionariusz osobowy i kopie świadectw pracy.
Zatrudnienie – badania lekarskie i szkolenia BHP
Zanim nastąpi rozpoczęcie pracy, pracodawca musi skierować przyszłego pracownika na badania lekarskie. Badania te powinny być wykonane na koszt pracodawcy i w czasie pracy pracownika. Wymagane jest również odbycie szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP), które obejmuje instruktaż ogólny i stanowiskowy. Potwierdzenie przeszkolenia trafia do akt osobowych pracownika.
Zawarcie umowy o pracę – rodzaje umów o pracę
Umowa o pracę powinna zostać zawarta w formie pisemnej jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Jeśli nie jest to możliwe, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy należy potwierdzić pracownikowi na piśmie strony umowy, rodzaj umowy i warunki jej zawarcia.
Rodzaje umów o pracę obejmują:
- umowę na okres próbny – umożliwia ocenę kompetencji pracownika przed zawarciem dłuższej umowy,
- umowę o pracę na czas określony – zawierana zwykle w celu realizacji konkretnych projektów,
- umowę o pracę na czas nieokreślony – zapewnia największą stabilność i długoterminowe zatrudnienie.
Zgodnie z przepisami, umowa o pracę powinna zawierać informacje o stronie umowy, stanowisku pracy, miejscu wykonywania pracy, wynagrodzeniu za pracę, wymiarze czasu pracy oraz terminie rozpoczęcia pracy. Jeżeli zatrudnienie dotyczy pracownika młodocianego lub w ramach przygotowania zawodowego, obowiązują szczególne warunki.
Obowiązki informacyjne – ciągu 7 dni od dnia zatrudnienia
W ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy pracodawca jest zobowiązany poinformować go o podstawowych warunkach zatrudnienia. Obowiązek ten może zostać spełniony na piśmie lub w formie elektronicznej. Zakres informacji zależy od tego, czy firma ma ustalony regulamin pracy i zatrudnia co najmniej 50 pracowników. Należy m.in.:
- poinformować pracownika o obowiązującej normie czasu pracy,
- wskazać sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy,
- przekazać informacje dotyczące przerw, odpoczynku, urlopów, wynagrodzeń i układu zbiorowego pracy,
- powiadomić o zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym terminie odwołania się do sądu pracy.
Obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS i obowiązki podatkowe
Każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę należy zgłosić do ZUS w terminie 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA. Pracownik może zgłosić członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego za pośrednictwem formularza ZUS ZCNA.
Przedsiębiorca jako płatnik składek musi co miesiąc przekazywać do ZUS:
- deklarację ZUS DRA,
- raporty ZUS RCA, ZUS RPA lub ZUS RSA.
Do 20. dnia miesiąca należy również odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy oraz dopełnić obowiązków względem PPK, jeśli pracownik nie złożył rezygnacji z uczestnictwa.
Dokumentacja pracownicza – pięć części akt osobowych
Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika. Akta dzielą się na pięć części:
- Część A – dokumenty z procesu rekrutacji (m.in. CV, badania, świadectwa).
- Część B – dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia (m.in. umowa, potwierdzenia szkoleń, zapoznania z regulaminem pracy).
- Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. świadectwo pracy, wypowiedzenia).
- Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika.
- Część E – dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości i substancji psychoaktywnych.
Korzystanie z agencji pracy – idealne rozwiązanie dla prac tymczasowych
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i potrzebujesz elastycznego zatrudnienia, doskonałym rozwiązaniem jest współpraca z agencją pracy. To najskuteczniejszy sposób na szybkie pozyskanie pracowników tymczasowych, szczególnie w branżach sezonowych, produkcyjnych czy magazynowych.
Agencja pracy zajmuje się rekrutacją, badaniami, szkoleniami oraz wszystkimi formalnościami – od zgłoszenia do ZUS po prowadzenie dokumentacji. Pracownik świadczy wtedy pracę na rzecz klienta agencji, ale formalnie zatrudniony jest przez agencję. Umowa, na podstawie której pracuje, to często umowa zlecenie lub umowa o pracę na czas określony.
Obowiązki po zakończeniu roku
Na koniec każdego roku kalendarzowego pracodawca ma obowiązek sporządzić i przesłać do urzędu skarbowego:
- deklarację PIT-4R (do 31 stycznia),
- informację PIT-11 dla każdego pracownika (do końca lutego).
Dokumenty te muszą zostać przekazane również samemu pracownikowi. Niedopełnienie tych obowiązków skutkuje sankcjami finansowymi i odpowiedzialnością karnoskarbową.
Chcesz zatrudniać szybciej i taniej? Skorzystaj z oferty Euro Support
Zatrudniaj szybciej i prościej – postaw na pracowników tymczasowych z Euro Support
Nie musisz samodzielnie zajmować się ogłoszeniami, selekcją kandydatów czy skomplikowaną dokumentacją. Decydując się na zatrudnienie pracowników tymczasowych przez agencję pracy Euro Support, zyskujesz czas, elastyczność i pewność, że cały proces przebiegnie zgodnie z przepisami. To my zajmujemy się rekrutacją, badaniami lekarskimi, szkoleniami BHP, zgłoszeniami do ZUS i formalnościami kadrowymi – a Ty otrzymujesz gotowych do pracy, sprawdzonych pracowników dokładnie wtedy, gdy ich potrzebujesz. To wygodne i efektywne rozwiązanie dla każdej firmy.
Podsumowanie – jak zatrudnić pracownika w firmie?
Zatrudnianie pracowników, szczególnie na podstawie umowy o pracę, wiąże się z licznymi obowiązkami. Pracodawca musi m.in. zawrzeć właściwą umowę o pracę na okres próbny, czas określony lub czas nieokreślony, skierować pracownika na badania lekarskie, przeprowadzić szkolenie BHP, poinformować o warunkach zatrudnienia oraz zgłosić do ZUS. W ciągu 30 dni od rozpoczęcia pracy musi także przekazać informacje o zabezpieczeniu społecznym.
FAQ – Zatrudnianie pracowników krok po kroku zgodnie z przepisami
