Od 5 marca 2026 roku uproszczone zatrudnianie obywateli Ukrainy działa na nowej podstawie prawnej. Pracodawca może zatrudnić obywatela Ukrainy bez zezwolenia na pracę, jeśli jego pobyt w Polsce jest legalny, podpisze z nim pisemną umowę i w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy wyśle powiadomienie przez Praca.gov.pl. Wyjątkiem są między innymi osoby, które odebrały kartę CUKR – w ich przypadku powiadomienie nie jest potrzebne.
W artykule wyjaśniamy, jakie dokumenty sprawdzić, kiedy wysłać zgłoszenie i jak uniknąć błędów przy zatrudnianiu obywatela Ukrainy w 2026 roku.
Co zmieniło się w zatrudnianiu obywateli Ukrainy od 5 marca 2026 roku?
Najważniejsza zmiana dotyczy podstawy prawnej. Do 4 marca 2026 roku uproszczone zatrudnienie obywateli Ukrainy regulował art. 22 specustawy ukraińskiej. Od 5 marca te zasady zostały przeniesione do ogólnej ustawy dotyczącej powierzania pracy cudzoziemcom.
Dla pracodawcy podstawowa procedura pozostała podobna. Nadal trzeba sprawdzić legalność pobytu pracownika i wysłać elektroniczne powiadomienie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Nowe przepisy porządkują jednak, kto może korzystać z tej procedury, jak długo będzie ona dostępna i jaka kara grozi za brak zgłoszenia.
| Zasada | Do 4 marca 2026 roku | Od 5 marca 2026 roku |
| Podstawa prawna | Art. 22 specustawy dotyczącej pomocy obywatelom Ukrainy | Art. 5a ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom |
| Kogo obejmuje podstawowa procedura? | Obywateli Ukrainy legalnie przebywających w Polsce | Cudzoziemców korzystających w Polsce z ochrony czasowej, w tym osoby ze statusem UKR |
| Obywatele Ukrainy bez statusu UKR | Mogli pracować na podstawie powiadomienia, jeżeli przebywali legalnie | Nadal mogą korzystać z powiadomienia w okresie przejściowym do 4 marca 2029 roku |
| Termin zgłoszenia | 7 dni od rozpoczęcia pracy | Nadal 7 dni od rozpoczęcia pracy |
| Sposób zgłoszenia | Elektronicznie przez Praca.gov.pl | Bez zmian – elektronicznie przez Praca.gov.pl |
| Zmiana warunków zatrudnienia | Nowe powiadomienie było wymagane m.in. po zmianie umowy, stanowiska albo obniżeniu stawki | Ten obowiązek pozostaje. Pracodawca ma 7 dni od zmiany warunków |
| Zgłoszenia wysłane wcześniej | Obowiązywały na podstawie starych przepisów | Zachowują ważność – nie trzeba ponownie zgłaszać pracownika tylko z powodu zmiany ustawy |
| Brak powiadomienia | Nie było odrębnej kary zapisanej w obecnym art. 5a | Niedopełnienie obowiązku powiadomienia jest zagrożone grzywną od 1 000 do 3 000 zł |
Status UKR, inny legalny pobyt czy karta CUKR – co powinien sprawdzić pracodawca?
Przed podpisaniem umowy pracodawca powinien ustalić, na jakiej podstawie kandydat przebywa w Polsce. Sam ukraiński paszport lub numer PESEL nie wystarczą – ważne jest, czy pracownik ma aktywny status UKR, kartę CUKR albo inny dokument potwierdzający legalny pobyt.
Od rodzaju dokumentu zależy, czy trzeba wysłać powiadomienie przez Praca.gov.pl:
| Sytuacja pracownika | Co powinien zrobić pracodawca? |
| Aktywny PESEL ze statusem UKR | Złożyć powiadomienie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy |
| Inny legalny pobyt, np. wiza lub karta pobytu | Może zatrudnić obywatela Ukrainy na podstawie powiadomienia do 4 marca 2029 roku |
| Odebrana karta CUKR | Nie składać powiadomienia ani wniosku o zezwolenie na pracę |
| Brak dokumentu potwierdzającego legalny pobyt | Nie dopuszczać cudzoziemca do pracy |
Jak sprawdzić status UKR?
Osoby z aktywnym statusem UKR mogą legalnie przebywać w Polsce do 4 marca 2027 roku. Pracodawca zgłasza ich zatrudnienie do powiatowego urzędu pracy w ciągu 7 dni od faktycznego rozpoczęcia pracy. Przez trzyletni okres przejściowy z powiadomienia mogą korzystać również obywatele Ukrainy przebywający legalnie w Polsce na innej podstawie.
Pracownik może pokazać Dokument ochrony czasowej, wcześniej nazywany Diia.pl, dostępny w aplikacji mObywatel. Dokument jest dostępny dla osób posiadających aktywny status UKR. Warto porównać znajdujące się w nim dane z ważnym paszportem lub innym dokumentem tożsamości.
Trzeba zwrócić uwagę na osoby, którym nadano PESEL UKR bez okazania dokumentu tożsamości ze zdjęciem. Muszą one uzupełnić dane w urzędzie gminy do 31 sierpnia 2026 roku. Brak aktualizacji może spowodować utratę ochrony czasowej od 1 września 2026 roku, a tym samym utratę dotychczasowej podstawy legalnego pobytu.
Sprawdź: Legalizacja pracy cudzoziemca – checklista.
Co zmienia karta pobytu CUKR?
Po odebraniu karty CUKR pracownik uzyskuje swobodny dostęp do polskiego rynku pracy. Może pracować u dowolnego pracodawcy bez zezwolenia, a firma nie wysyła powiadomienia do urzędu pracy.
Samo złożenie wniosku o kartę nie wystarczy. Do chwili jej odebrania cudzoziemiec zachowuje status UKR, dlatego pracodawca nadal powinien stosować procedurę właściwą dla tego statusu. Status UKR zostaje utracony dopiero przy odbiorze karty CUKR.
Jak zatrudnić obywatela Ukrainy krok po kroku?
Przy zatrudnianiu obywatela Ukrainy warto zachować właściwą kolejność. Najpierw trzeba sprawdzić dokumenty i podpisać umowę, a dopiero po faktycznym rozpoczęciu pracy wysłać wymagane powiadomienie.
1. Sprawdź tożsamość i legalność pobytu
Poproś kandydata o dokument tożsamości oraz dokument potwierdzający legalny pobyt w Polsce. Może to być między innymi aktywny status UKR, karta pobytu, wiza albo karta CUKR. Sprawdź okres ważności dokumentu i zachowaj jego kopię. Sam ukraiński paszport lub numer PESEL bez sprawdzenia aktualnego statusu nie wystarczą.
2. Ustal, jakiej procedury wymaga dany dokument
Przy aktywnym statusie UKR pracodawca składa powiadomienie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Z uproszczonej procedury mogą w okresie przejściowym korzystać także obywatele Ukrainy przebywający w Polsce legalnie na innej podstawie. Powiadomienia nie wysyła się natomiast za osobę, która odebrała kartę CUKR i ma swobodny dostęp do rynku pracy.
3. Uzgodnij dokładne warunki zatrudnienia
Przed podpisaniem umowy ustal:
- stanowisko i zakres obowiązków,
- miejsce wykonywania pracy,
- rodzaj umowy,
- datę rozpoczęcia pracy,
- wymiar etatu albo liczbę godzin,
- wysokość wynagrodzenia,
- sposób rozliczania nadgodzin i dodatkowych zmian.
Warunki wykonywanej pracy powinny odpowiadać informacjom podanym później w powiadomieniu.
4. Podpisz umowę przed rozpoczęciem pracy
Umowa z cudzoziemcem musi być zawarta na piśmie przed dopuszczeniem go do obowiązków. Pracownik powinien otrzymać własny egzemplarz. Gdy nie zna wystarczająco dobrze języka polskiego, przed podpisaniem trzeba przekazać mu treść umowy w języku, który rozumie. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie dokumentu dwujęzycznego, na przykład po polsku i ukraińsku.
5. Zorganizuj badania i szkolenie BHP
Przy umowie o pracę pracownik przed dopuszczeniem do obowiązków powinien mieć aktualne orzeczenie lekarskie oraz przejść szkolenie wstępne BHP, w tym instruktaż stanowiskowy. Zasady te są takie same dla obywateli Polski i Ukrainy. Przy umowie cywilnoprawnej zakres badań i obowiązków BHP należy dopasować do rodzaju pracy oraz występujących zagrożeń.
6. Wyślij powiadomienie przez Praca.gov.pl
Gdy pracownik faktycznie rozpocznie pracę, pracodawca ma 7 dni na złożenie powiadomienia przez portal Praca.gov.pl. Termin liczy się od dnia rozpoczęcia wykonywania obowiązków, a nie od podpisania umowy. Powiadomienie jest bezpłatne i trafia do właściwego powiatowego urzędu pracy.
7. Zgłoś pracownika do ZUS
Powiadomienie urzędu pracy i zgłoszenie do ZUS to dwa oddzielne obowiązki. Jeżeli dana umowa wiąże się z obowiązkowymi ubezpieczeniami, pracodawca zgłasza zatrudnioną osobę do ZUS w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia.
8. Zachowaj dokumenty
W dokumentacji powinny znaleźć się między innymi kopia dokumentu pobytowego, podpisana umowa, potwierdzenie wysłania powiadomienia oraz dokumenty związane z BHP i ubezpieczeniami. Kopię dokumentu potwierdzającego legalny pobyt należy przechowywać przez cały okres pracy cudzoziemca, a następnie przez wymagany przepisami czas. Przy umowie o pracę dokument trafia do akt osobowych pracownika.
Zatrudnianie pracowników z Ukrainy z pomocą EuroSupport
Zatrudnienie pracownika z Ukrainy wymaga nie tylko znalezienia odpowiedniej osoby, ale też sprawdzenia dokumentów, ustalenia właściwej procedury i dopilnowania terminów. Dla firmy, która robi to po raz pierwszy, łatwo o błąd lub przeoczenie ważnego etapu.
EuroSupport wspiera pracodawców w całym procesie – od rekrutacji po rozpoczęcie pracy przez kandydata. Pomoc może obejmować:
- znalezienie osób z doświadczeniem odpowiednim do danego stanowiska,
- wstępne sprawdzenie dokumentów kandydatów,
- przygotowanie procesu zatrudnienia,
- kontakt z kandydatami i wyjaśnienie im warunków oferty,
- organizację pierwszego dnia pracy,
- bieżącą komunikację z pracownikami z Ukrainy.
Dzięki temu pracodawca nie musi samodzielnie prowadzić całej rekrutacji ani tłumaczyć kandydatom każdego etapu zatrudnienia. Ma również większą pewność, że pracownik wie, gdzie i kiedy ma rozpocząć pracę oraz jakie warunki zostały z nim ustalone.
Jeżeli planujesz zatrudnić obywateli Ukrainy i nie masz pewności, jakie dokumenty sprawdzić lub którą procedurę zastosować, skontaktuj się z EuroSupport przed podpisaniem umowy. Zespół pomoże uporządkować proces i dobrać rozwiązanie odpowiednie do potrzeb Twojej firmy.
Sprawdź, jak napisać ogłoszenie o pracy dla pracowników fizycznych?
FAQ – najczęstsze pytania o zatrudnianie pracowników z Ukrainy
Co z zatrudnionymi Ukraińcami po 4 marca 2026 roku?
Pracownicy z Ukrainy, którzy byli legalnie zatrudnieni na podstawie powiadomienia złożonego przed 5 marca 2026 roku, mogą nadal pracować. Pracodawca nie musi wysyłać nowego zgłoszenia tylko dlatego, że zmieniły się przepisy. Nowe powiadomienie może być potrzebne dopiero wtedy, gdy zmienią się istotne warunki zatrudnienia, na przykład stanowisko, rodzaj umowy, wymiar czasu pracy lub wysokość wynagrodzenia.
Jakie zmiany dla Ukraińców wprowadzono w 2026 roku?
Od 5 marca 2026 roku zasady dotyczące pracy i pobytu obywateli Ukrainy nie wynikają już wyłącznie ze specustawy ukraińskiej. Uproszczone zatrudnienie na podstawie elektronicznego powiadomienia zostało przeniesione do ogólnych przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców. Osoby objęte ochroną czasową nadal mogą pracować bez zezwolenia, jeżeli pracodawca zgłosi ich zatrudnienie przez Praca.gov.pl w ciągu 7 dni. Z tego rozwiązania do 4 marca 2029 roku mogą korzystać również obywatele Ukrainy, którzy przebywają w Polsce legalnie na innej podstawie niż ochrona czasowa.
Jaki będzie status obywateli Ukrainy w Polsce do 2027 roku?
Obywatele Ukrainy objęci ochroną czasową mogą legalnie przebywać w Polsce ze statusem UKR do 4 marca 2027 roku. Dotyczy to osób, które spełniają warunki korzystania z tej ochrony i nie utraciły statusu, na przykład wskutek długiego wyjazdu z Polski. Nie każdy obywatel Ukrainy ma jednak status UKR. Część osób przebywa w Polsce na podstawie wizy, karty pobytu lub innego dokumentu, dlatego pracodawca powinien sprawdzić indywidualną podstawę pobytu każdego kandydata.
